Fases del “Ciclo de Vida del Proyecto”

Todos los proyectos, independientemente de su tamaño, composición, sencillez o complejidad pueden estructurarse dentro del marco referencial del ciclo de vida de los proyectos. Tal y como se mencionó en una entrada anterior, “los proyectos se dividen en fases con el propósito de facilitar su gestión, mejorar el control y mantenerlos alineados con los objetivos de la organización (Director de Proyectos: https://pmprocess.wordpress.com/2013/07/30/del-ciclo-de-vida-de-los-proyectos/). La estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control.

En general el ciclo de vida del proyecto tiene cuatro fases: inicio, planeación, ejecución y cierre del proyecto. El lapso de tiempo y el nivel correspondiente de esfuerzo que se dedican en cada fase varían en función del proyecto específico (Gido & Clements. 2012) y los ciclos de vida de los proyectos varían en duración desde unas cuantas semanas a varios años, dependiendo del contenido, la complejidad y la magnitud del proyecto.

Conforme se define en el PMBOK© la estructura genérica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes características:

  • Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.
  • La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida del proyecto.
  • La capacidad de influir en las características finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente el costo, es más alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que éste avanza hacia su conclusión.

Ciclo de Vida del ProyectoLas gráficas que se incluyen ejemplifican los conceptos descritos y permiten contar con una visualización de las fases del ciclo de vida de los proyectos y la incidencia de los factores vinculados, de esta forma se cuenta con una perspectiva general pero fundamental para dimensionar adecuadamente estos conceptos que son tan relevantes tanto a nivel académico o de implementación de proyectos.

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A continuación se presenta una breve descripción de cada una de las fases descritas para facilitar el entendimiento de las acciones estratégicas vinculadas en este proceso.

INICIO: Esta primera fase consiste en la identificación de una necesidad, problema u oportunidad y puede dar como resultado que el patrocinador que autoriza un proyecto haga frente a la necesidad enfrentada o resuelva el problema. Es fundamental poder definir correctamemte la necesidad y ésta suele identificarse como parte del proceso de planificación estratégica de una organización. Una vez que se selecciona el proyecto, se autoriza formalmente mediante un documento conocido como el “Acta de Constitución del Proyecto”.

PLANEACIÓN: Antes de iniciar el proyecto previamente definido y aprobado el director del proyecto y su equipo deben tomarse el tiempo suficiente para planificarlo adecuadamente. Es necesario establecer un plan de trabajo que muestre cómo se completará el alcance del proyecto dentro del presupuesto y en el tiempo previsto. Gido & Clements (2012) dicen que es importante planear el trabajo y trabajar el plan para evitar el caos y la frustración al no hacerlo. La planeación consiste en determinar qué se debe hacer, cómo se hará, quién lo hará, cuánto tiempo tomará hacerlo, cuánto dinero costará y determinar cuáles son los riesgos.

EJECUCIÓN: Esta tercera fase del ciclo de vida del proyecto es la realización del mismo. El equipo del proyecto, dirigido por el director del proyecto, ejecuta el plan y realiza las actividades para producir todos los entregables y lograr el objetivo del proyecto logrando la satisfacción del cliente al determinar que el alcance del trabajo se completó y se obtuvo los entregables según las especificaciones, dentro del presupuesto y en el tiempo establecido.

CIERRE: El proceso de cierre comprende diversas acciones que permitan completar diversos compromisos tales como los cobros y pagos finales, la evaluación y el reconocimiento del personal, la realización de una evaluación a posteriori del proyecto, la documentación de las lecciones aprendidas y el archivo de los documentos del proyectos. Una tarea muy importante en esta fase es evaluar el desempeño del proyecto, se debe identificar las lecciones aprendidas y hacer recomendaciones para mejorar el desempeño en proyectos futuros además de recibir la retroalimentación del patrocinador del proyecto para determinar si los beneficios esperados del proyecto se han logrado, evaluar el nivel de satisfacción del cliente y conseguir cualquier información que pueda ser útil en las relaciones de negocios futuras.

Para reflexionar y comentar:

¿Cuál es el impacto en el desarrollo de un proyecto que no se cumpla el comportamiento estándar de los factores denominados niveles de costos y asignación de personal e influencia de los interesados y costo de los cambios?

Este será tema de referencia en otra entrada en este “blog“.

DP

 


Bibliografía:

1. Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Fifth Edition. Pennsylvania, USA: PMI Publications, 2013
2. GIDO J. & CLEMENTS J. Administración Exitosa de Proyectos. 5a ed. Santa Fe, México, DF.  2012.
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Áreas de Conocimiento, Procesos y Estándares.

El Project Management Institute (PMI) es una organización sin fines de lucro que promueve la profesión de la dirección de proyectos a través de estándares y certificaciones reconocidas mundialmente, a través de comunidades de colaboración, de un extenso programa de investigación y de oportunidades de desarrollo profesional.

El PMI ha desarrollado la denominada guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge) esta Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, actualmente en su 5° edición, proporciona las pautas para la dirección de proyectos individuales y define conceptos relacionados con la dirección de proyectos.

Describe asimismo el ciclo de vida de la dirección de proyectos y los procesos relacionados, así como el ciclo de vida del proyecto. La Guía del PMBOK contiene el estándar, reconocido a nivel global, y la guía para la profesión de la dirección de proyectos. En el ámbito de la profesión de la dirección de proyectos el PMBOK es la referencia y esquema internacional del conocimiento en materia de la gestión de proyectos y el PMI el instituto internacional más reconocido y avalado para la formación y acreditación de profesionales.

¿Cómo me ayuda el PMBOK? En el campo académico la Guía del PMBOK es la referencia por excelencia y en ella se ha compilado y estructurado el conocimiento que a partir de las buenas prácticas en la gestión de proyectos generalmente aceptadas se han desarrollado a escala internacional, esta sistematización del conocimiento generado en este campo profesional ha sido virtud y capacidad del PMI a lo largo de varias décadas.

En el PMBOK se estructura toda esta información en lo que se denomina Áreas del Conocimento y Grupos de Procesos elementos que se convierten en la columna vertebral del proceso de formación de profesionales en la Administración de Proyectos.  El PMBOK facilita el aprendizaje de los contenidos (estándares) de cada una de las área del conocimiento (ejes temáticos y programáticos en la gestión de proyectos) y los grupo de procesos vinculados en cada área.

Cada proyecto, o fase de un proyecto, se gestiona dentro de un ciclo de vida lógico, progresivo, secuencial e interdependiente que va desde el inicio, la planificación, la ejecución, control y el cierre del proyecto o fase. En la dinámica de este ciclo de vida se gestionan las áreas del conocimiento y los grupos de procesos que las integran.

La transición entre áreas del conocimiento y los procesos relacionados están generalmente vinculados a un entregable que habilita el inicio del siguiente paso. Ciertamente estos procesos no son lineales sino que en la mayoría de los casos se superponen, pero su análisis como proceso lineal facilita la comprensión de las diferentes interacciones entre fases, áreas del conocimiento y procesos a efecto de entender qué se debe completar o atender de previo como condición para el inicio de un nuevo proceso en la gestión de los proyectos.

En la siguiente tabla se muestra las diferentes relaciones matriciales que se generan entre las áreas del conocimiento y los procesos que en cada una de ellas se gestionan según éstas interactúan en cada fase del ciclo del proyecto.

La Guía PMBOK ordena y presenta lógica y funcionalmente las diferentes relaciones que se den en la gestión de proyecto bajo el esquema de Gestión de 10 Áreas de Conocimiento y la Gestión de los 5 Grupos de Procesos que se enmarcan para cada una de estas áreas. De esta forma tenemos grupos de procesos (abarcan 47 procesos en total) para la fase de inicio, planificación, ejecución, control y cierre, fases en las que se vinculan una o varias áreas del conocimiento, por eso decimos que es una relación matricial y, además, orgánica y dinámica que se retroalimenta permanentemente.

Estructura del PMBOK

El director del proyecto es el profesional que logra articular y gestionar con los miembros del equipo de proyectos todos los requerimientos metodológicos, programáticos y técnicos del proyecto, los diferentes interesados y la organización del proyecto.

La gestión de cada componente matricial y sus interacciones (insumos, procesos, resultados) supone la implementación de múltiples actividades que requieren de una importante vocación de trabajo en equipo, liderazgo, motivación y calidad entre otros aspectos relevantes, todos temas de posterior análisis en futuras entradas.

DP

Referencias:

PMBOK.  (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. 5° Edición. Newtown Square, Pennsylvania. (PMI).

PMI (Project Management Institue). Recuperado el 14 Agosto de 2013 de: http://americalatina.pmi.org/latam/AboutUS/WhatisPMI.aspx

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Del Ciclo de Vida de los Proyectos

Los proyectos se llevan a cabo en un marco mucho más amplio que ellos mismos, éste marco lo provee prioritariamente la orgaFases.jpgnización o ente en el cual éstos se van a desarrollar.

Los proyectos se dividen en fases con el propósito de facilitar su gestión, mejorar el control y mantenerlos alineados con los objetivos de la organización. A estas fases se les denomina “Ciclo de Vida del Proyecto“. Conforme lo define la Guía del PMBOK1 del Project Management Institute PMI© (2013) el ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Reitera el PMBOK que “el ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto.

Todos los proyectos, independientemente de su tamaño o complejidad, pueden configurarse dentro de una básica estructura del ciclo de vida, misma que se compone de los siguientes elementos:

  1. Inicio
  2. Planificación
  3. Ejecución
  4. Cierre del proyecto
Según Lledó (2011) la transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto generalmente está vinculada con un entregable que habilita o no a continuar con la siguiente fase. Por ejemplo, si no está aprobado el estudio de factibilidad por el patrocinador (fase de inicio), no puede comenzar con la fase de planificación.
El siguiente gráfico muestra la estructura básica dentro de la cual se pueden configurar los proyectos dentro del ciclo de vida referido.
Imagen del PMBOK (PMI) 2008Finalmente, es importante mencionar que las “Fases del Ciclo de Vida” de un proyecto no son lo mismo que los “Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos”, y que se debe distinguir estratégicamente entre éstas y el “Ciclo de Vida del Producto”. Este será tema de referencia en otra entrada en este “blog“.

 

Bibliografía:

1. Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Fifth Edition. Pennsylvania, USA: PMI Publications, 2013

2. Administración de proyectos: El ABC para un Director de Proyectos exitoso. 1a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2011.

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Una aventura de permanente aprendizaje

En la administración se establece que se gerencian recursos para satisfacer necesidades y generar una rentabilidad como resultado del proceso de transformación de insumos a productos y/o servicios.

La administración de proyectos (AP) ha venido tomando un auge importante dentro de la administración pública y privada en América Latina estableciendo nuevos derroteros y niveles de gestión y especialización dentro de las organizaciones. Cada vez más profesionales de diferentes campos optan por una especialización que permita incorporar la administración de proyectos dentro de la gestión empresarial independientemente si se está vinculado al sector público, privado o de organizaciones no gubernamentales.

Cada profesional se expone permanentemente a procesos de enseñanza-aprendizaje que permiten la interacción, el desarrollo de nuevas destrezas, la posibiliad de expandir las opciones de formación así como la integración mediante redes de intercambio de información, experiencias y conocimientos.

A través de este medio deseamos facilitar las posibilidades de interacción entre profesionales de la AP para intercambiar opiniones, experiencias, conocimiento y técnicas vinculadas con esta rama del conocimiento.

El conocimiento se debe construir y compartir creativa y democráticamente para desarrollar una comunidad que se integre en un proceso permanente e iterativo de aprender-analizar-compatir la información especializada para seguir construyendo y aprendiendo juntos. Esta es la invitación para aprender juntos a través de este “blog“.

 

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